1. Wie zijn wij?
Pandwachters B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.
– Pandwachters B.V., De Wel 6a, 3871 MV Hoevelaken
– Kamer van Koophandel: 42129754
– Telefoon: 033 798 1111
– Vragen over privacy: ons secretariaat, via secretariaat@pandwachters.nl
Voeren we werk uit in een pand van een opdrachtgever, en verwerken we daarbij gegevens van huurders of gebruikers van dat pand? Dan doen we dat in opdracht van die opdrachtgever. In dat geval is de opdrachtgever verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Daar maken we afspraken over in een verwerkersovereenkomst.
2. Welke gegevens verwerken we?
– Contactgegevens: naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer en adres.
– Meldingen en opdrachten: de omschrijving van een klus of storing, het adres en de locatie in het pand, foto's en de contactgegevens van de persoon ter plaatse.
– Pand- en installatiegegevens: gegevens uit inventarisaties, inspecties en onderhoud. Dit zijn meestal geen persoonsgegevens, maar ze kunnen wel naar een contactpersoon verwijzen.
– Financiële gegevens: factuurgegevens, betaalgegevens en het btw-nummer.
– Communicatie: de inhoud van e-mails, berichten en telefoonnotities.
– Sollicitaties: je cv, je motivatiebrief en de gegevens die je daarin deelt.
– Websitegebruik: technische gegevens zoals je IP-adres, je browser en de pagina's die je bezoekt.
We vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of religie. Stuur deze ook niet mee in een melding of sollicitatie.
3. Waarvoor gebruiken we je gegevens?
– Offertes maken en opdrachten uitvoeren. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst.
– Meldingen afhandelen en werk plannen. Grondslag: uitvoering van een overeenkomst.
– Facturen sturen en de boekhouding voeren. Grondslag: wettelijke verplichting en uitvoering van een overeenkomst.
– Vragen beantwoorden via het contactformulier, e-mail of telefoon. Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk je vraag beantwoorden.
– Sollicitaties beoordelen. Grondslag: voorbereiding van een (arbeids)overeenkomst.
– Zien welke bedrijven onze website bezoeken (Leadinfo). Grondslag: gerechtvaardigd belang, namelijk zakelijke contacten leggen.
– Meten hoe bezoekers de website gebruiken (Google Analytics). Grondslag: toestemming.
4. Met wie delen we je gegevens?
We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met partijen die we nodig hebben voor ons werk. Met deze partijen sluiten we een verwerkersovereenkomst, zodat zij net zo zorgvuldig met je gegevens omgaan als wij.
– Robaws: ons operationele systeem voor klanten, meldingen, planning en werkbonnen.
– SnelStart: boekhouding en facturatie.
– Ons meldportaal (meld.pandwachters.nl): het doorgeven van meldingen. De gegevens staan in Nederland.
– AssetLog: het vastleggen van installaties bij een inventarisatie. De gegevens staan in Nederland, met back-ups in Ierland en het Verenigd Koninkrijk.
– Google Workspace: opslag van bestanden, documenten en agenda. Gegevens kunnen ook buiten de EU worden verwerkt.
– Missive: onze e-mail. De gegevens staan in de Verenigde Staten.
– Webflow: hosting van de website en verwerking van het contactformulier. De gegevens staan in de Verenigde Staten.
– WhatsApp (Meta): als je ons via WhatsApp een bericht stuurt, verwerken we je telefoonnummer, naam en berichten om je vraag te beantwoorden. Gegevens kunnen ook buiten de EU worden verwerkt.
– Leadinfo: herkennen welke bedrijven onze website bezoeken.
– Google Analytics en Google Tag Manager: meten hoe bezoekers de website gebruiken. Gegevens kunnen ook in de Verenigde Staten worden verwerkt.
Daarnaast delen we gegevens met onderaannemers en leveranciers als zij een deel van het werk uitvoeren. Zij krijgen alleen wat nodig is voor die klus, zoals het adres en een contactpersoon. Ook delen we gegevens met onze accountant, en met overheidsinstanties als de wet ons daartoe verplicht.
5. Bedrijfsherkenning met Leadinfo
We gebruiken Leadinfo om te zien welke bedrijven onze website bezoeken. Leadinfo koppelt het IP-adres van je bezoek aan openbare bedrijfsgegevens, zoals de bedrijfsnaam en de vestigingsplaats. Zo kunnen we bedrijven die interesse tonen gericht benaderen. We doen dit op basis van ons gerechtvaardigd belang. Je mag daar altijd bezwaar tegen maken via secretariaat@pandwachters.nl. Bezoek je de website als particulier, dan gebruiken we die gegevens niet.
6. Gegevens buiten de Europese Unie
Een aantal van onze leveranciers slaat gegevens op in de Verenigde Staten. Dat mag alleen met passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
7. Hoe lang bewaren we je gegevens?
We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is.
– Facturen en boekhouding: 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.
– Opdrachten, meldingen en werkbonnen: 7 jaar na afronding, voor garantie en de administratie.
– Contactgegevens van klanten en relaties: 2 jaar na het laatste contact.
– Vragen via het contactformulier of e-mail: 1 jaar na afhandeling.
– Sollicitaties: 4 weken na afloop van de procedure. Met jouw toestemming maximaal 1 jaar.
– Websitestatistieken: maximaal 14 maanden.
8. Hoe beveiligen we je gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en onbevoegd gebruik. Alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werk, hebben er toegang toe. Denk je dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of misbruikt worden? Neem dan direct contact met ons op.
9. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
– je gegevens in te zien;
– onjuiste gegevens te laten aanpassen;
– je gegevens te laten verwijderen, als we ze niet meer nodig hebben of niet meer mogen bewaren;
– de verwerking te laten beperken;
– bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
– je gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen;
– je toestemming in te trekken, als we je gegevens op basis van toestemming verwerken.
Stuur je verzoek naar ons secretariaat via secretariaat@pandwachters.nl. We reageren binnen een maand. Soms vragen we je om aan te tonen wie je bent, zodat we gegevens niet aan de verkeerde persoon geven.
10. Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken we samen een oplossing. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
11. Wijzigingen
We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als we een nieuw systeem gaan gebruiken. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bovenaan zie je de datum van de laatste wijziging.
